Pakowanie przesyłek stanowi zwykle jeden z elementów pracy biurowej. W przypadku dużej ich ilości zwykle zlecane jest odpowiednim działom lub firmom zewnętrznym. Kiedy przesyłek jest stosunkowo niewiele, obsługuje się je w biurach, używając odpowiednich akcesoriów.
Pakowanie przesyłek zwykłych – na co zwrócić uwagę?
Przesyłki biurowe, choć ograniczone z uwagi na coraz więcej możliwości załatwienia różnych spraw za pośrednictwem internetu, są jednak stałym elementem codzienności każdej firmy. Jeśli jest ich więcej, warto możliwie uprościć i zestandaryzować proces pakowania tak, żeby trwał jak najkrócej i przeprowadzony został sprawnie i szybko.
Jakie akcesoria biurowe przydadzą się przy pakowaniu tradycyjnych listów i paczek wysyłanych za pośrednictwem operatora pocztowego? W przypadku listów najłatwiej i najszybciej jest użyć gotowych kopert, na które bezpośrednio nadrukowuje się adres odbiorcy i nadawcy. Kiedy wymagane są koperty z folią bąbelkową – przyda się papier samoprzylepny do wydruku etykiet adresowych. Jeśli przesyłek jest dużo – warto zawrzeć z operatorem umowę, dzięki której procedury wypełniania druków będą ułatwione, niezależnie od rodzaju przesyłki.
W przypadku firm kurierskich, jeśli wysyłki zdarzają się sporadycznie, najłatwiej jest zamówić kuriera przez internet – wszystkie niezbędne etykiety drukujemy bezpośrednio z zamówienia. Podobnie jest, jeśli mamy podpisaną umowę z firmą – wówczas cała procedura jest jeszcze bardziej uproszczona.
Przesyłki specjalnego przeznaczenia – ozdobne, prezentowe
Jeśli w naszej firmie panuje zwyczaj wysyłania tradycyjnych kartek z życzeniami świątecznymi czy urodzinowymi do kontrahentów lub klientów, warto zadbać o estetykę, wybierając koperty wysokiej jakości. Kiedy liczba listów nie jest szczególnie duża, można pokusić się o ręczne adresowanie, co nadaje przesyłkom indywidualny charakter.
Osobną kategorią przesyłek są prezenty. Dostarczane za pośrednictwem firmy kurierskiej, czy operatora pocztowego, muszą być zapakowane znacznie staranniej pod względem bezpieczeństwa niż te wręczane osobiście. Do pakowania prezentów wysyłkowych najlepsze będzie kartonowe pudełko o odpowiednich wymiarach. Oczywiście unikamy szarej tektury (chyba, że nawiązujemy do stylu eco), korzystając raczej z kolorowych lub białych opakowań. Możemy wybrać też kartony ozdobione adekwatnie do okazji, np. z motywem świątecznym.
Większą swobodę możemy zachować wewnątrz kartonu. Jeśli prezent jest zestawem kliku elementów, użyjmy papieru do pakowania, transparentnej folii, tasiemek, wstążeczek i estetycznych wypełniaczy, dzięki którym uchronimy zawartość przed uszkodzeniem. Zaaranżujmy wnętrze pudełka tak, żeby po otwarciu robiło na obdarowanym jak najlepsze wrażenie.
